Sommario

1. Riferimenti Normativi

2.  Ambito di applicazione

3. Chi può fare una segnalazione

4. Cosa può essere segnalato

5. I canali interni per le segnalazioni

6. Segnalazioni anonime

7. Riservatezza del segnalante

8. Modalità per l’effettuazione della segnalazione e soggetti deputati alla ricezione e alla gestione

9. Fasi del procedimento di gestione della segnalazione

10. Canali Esterni

 

 

 

 

Direttiva (UE) 2019/1937 riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione

Il D.lgs. 24 del 10 marzo 2023 (“Decreto”) recepisce nell’ordinamento giuridico italiano la normativa comunitaria a tutela dei soggetti che segnalano attività illecite o frodi all’interno di un’organizzazione pubblica o privata, c.d. “whistleblower”.

Il Decreto si applica ai soggetti del settore pubblico e del settore privato; con particolare riferimento a quest’ultimo settore, la normativa estende le protezioni ai segnalanti che hanno impiegato, nell’ultimo anno, la media di almeno cinquanta lavoratori subordinati o, anche sotto tale limite, agli enti che si occupano dei cd. Settori sensibili (servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio o del finanziamento del terrorismo, sicurezza dei trasporti e tutela dell’ambiente) e a quelli adottano modelli di organizzazione e gestione ai sensi del decreto legislativo 231/2001.

 

 

La presente Procedura si applica alle segnalazioni di violazioni di disposizioni normative, nazionali o dell'Unione europea, che ledono l'interesse pubblico o l'integrità di DigitalPA, di cui il segnalante sia venuto a conoscenza nel suo contesto lavorativo, laddove il segnalante renda nota la propria identità.

La presente Procedura NON si applica:

1. ALLE CONTESTAZIONI, RIVENDICAZIONI O RICHIESTE LEGATE AD UN INTERESSE DI CARATTERE PERSONALE DEL SEGNALANTE CHE ATTENGONO ESCLUSIVAMENTE AI PROPRI RAPPORTI INDIVIDUALI DI LAVORO, OVVERO INERENTI AI PROPRI RAPPORTI DI LAVORO CON LE FIGURE GERARCHICAMENTE SOVRAORDINATE
    
2. ALLE SEGNALAZIONI DI VIOLAZIONI LADDOVE GIÀ DISCIPLINATE IN VIA OBBLIGATORIA DAGLI ATTI DELL'UNIONE EUROPEA O NAZIONALI INDICATI DAL DECRETO OVVERO DA QUELLI NAZIONALI CHE COSTITUISCONO ATTUAZIONE DEGLI ATTI DELL'UNIONE EUROPEA INDICATI DALLA DIRETTIVA

 

3. ALLE SEGNALAZIONI DI VIOLAZIONI IN MATERIA DI SICUREZZA NAZIONALE, NONCHÉ DI APPALTI RELATIVI AD ASPETTI DI DIFESA O DI SICUREZZA NAZIONALE, A MENO CHE TALI ASPETTI RIENTRINO NEL DIRITTO DERIVATO PERTINENTE DELL'UNIONE EUROPEA.

 

 

Le segnalazioni possono essere effettuate dalle seguenti persone:

1. dipendenti, a qualsiasi titolo, di DigitalPA;
2. lavoratori autonomi, nonché titolari di un rapporto di collaborazione, che svolgono la propria attività lavorativa in favore di DigitalPA, come definiti dal Decreto; 
3. lavoratori e collaboratori delle imprese fornitrici di beni o servizi e che realizzano opere in favore di DigitalPA;
4. liberi professionisti e consulenti che prestano la propria attività lavorativa presso DigitalPA;
5. volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso DigitalPA;
6. persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza in favore di DigitalPA, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto

La segnalazione può essere effettuata:

• in costanza del rapporto giuridico;
• se il rapporto giuridico non è iniziato (selezione e fasi precontrattuali);
• durante il periodo di prova;
• dopo lo scioglimento del rapporto, se le informazioni sono state acquisite in corso di rapporto.

               

 

Ai sensi dell’art. 2, comma 1, lett. a), del D.lgs. 24/2023, sono oggetto di Segnalazione, Divulgazione Pubblica o denuncia all’Autorità Giudiziaria o Contabile da parte dei Dipendenti le Violazioni di seguito elencate:

1. illeciti amministrativi, contabili, civili o penali che non rientrano nelle successive lett. c), d), e) ed f) [art. 2, comma 1, lett. , n. 1)];
2. condotte illecite rilevanti ai sensi del D.lgs. 231/2001 o violazioni del M.O.G., che non rientrano nelle successive lett. c), d), e) ed f) [art. 2, comma 1, lett. a), n. 2)];
3. illeciti commessi in violazione della normativa dell’Unione Europea indicata nell’Allegato 1 al D.lgs. 24/2023 e di tutte le disposizioni nazionali che ne danno attuazione (anche se queste ultime non sono espressamente elencate nel citato allegato) [art. 2, comma 1, lett. a), n. 3)];
4. atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea di cui all’art. 325 del Trattato sul Funzionamento dell’Unione Europea specificati nel diritto derivato pertinente dell’Unione Europea (lotta contro la frode e le attività illegali che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea) come individuati nei regolamenti, direttive, decisioni, raccomandazioni e pareri dell’Unione Europea [art. 2, comma 1, lett. a), n. 4)];
5. atti od omissioni riguardanti il mercato interno, che compromettono la libera circolazione delle merci, delle persone, dei servizi e dei capitali (art. 26, paragrafo 2, del Trattato sul Funzionamento dell’Unione Europea); sono ricomprese le violazioni delle norme dell’Unione Europea in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, di imposta sulle società e i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l'oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società [art. 2, comma 1, lett. a), n. 5)];
6. atti o comportamenti che vanificano l'oggetto o la finalità delle disposizioni dell'Unione Europea nei settori di cui alle lett. c), d) ed e) sopra indicati [art. 2, comma 1, lett. a), n. 6)].

Le Informazioni possono riguardare sia le Violazioni commesse sia quelle non ancora commesse che il Dipendente, ragionevolmente, ritiene potrebbero esserlo sulla base di elementi concreti. Possono essere oggetto di Segnalazione, Divulgazione Pubblica o denuncia all’Autorità Giudiziaria o Contabile anche quegli elementi che riguardano condotte volte ad occultare le Violazioni.

 

 

Il Decreto prevede l’istituzione di Canali di segnalazione interna (art. 4) che garantiscano, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza dell'identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

Al fine di garantire l’effettività del processo di segnalazione è disponibile una piattaforma informatica raggiungibile al seguente indirizzo: https://digitalpa.segnalazioni.net

La piattaforma garantisce, la riservatezza dell'identità del segnalante, delle persone coinvolte e di tutte le informazioni in essa inserite tramite un algoritmo di crittografia le cui chiavi di crittografia sono di esclusiva proprietà del segnalante e del responsabile delle segnalazioni.

 

 

Le Segnalazioni da cui non è possibile ricavare l’identità del Segnalante sono considerate anonime.

Le Segnalazioni anonime, solo se dettagliate e circostanziate, sono equiparate a Segnalazioni ordinarie.

In ogni caso, il Segnalante anonimo, successivamente identificato, che ha comunicato ad ANAC di aver subito ritorsioni, può beneficiare della tutela che il D.lgs. 24/2023 garantisce a fronte di misure ritorsive.

DigitalPA registra le Segnalazioni anonime ricevute e conserva la relativa documentazione non oltre 5 (cinque) anni decorrenti dalla data di chiusura di tali Segnalazioni, rendendo così possibile rintracciarle, nel caso in cui il Segnalante comunichi ad A.N.A.C. di aver subito ritorsioni a causa di quella Segnalazione o denuncia anonima.

 

 

DigitalPA e il Responsabile del Whistleblowing hanno l’obbligo di garantire la riservatezza dell’identità del segnalante e di ogni altra informazione, inclusa l’eventuale documentazione allegata, dalla quale possa direttamente o indirettamente risalire all’identità del whistleblower.

La medesima garanzia è prevista in favore delle persone coinvolte e/o menzionate nella segnalazione, nonché ai facilitatori, in considerazione del rischio di ritorsioni.

La piattaforma garantisce la riservatezza grazie al sistema di crittografia e di comunicazione, con il segnalante o altri soggetti coinvolti nell’istruttoria.

L’identità del segnalante non può essere rivelata a terzi senza un suo espresso consenso.

Per ulteriori informazioni si rimanda all’art. 12 del Decreto 24/2023

 

 

I soggetti segnalanti potranno accedere alla Piattaforma disponibile al seguente link https://digitalpa.segnalazioni.net, tramite la quale potranno effettuare una:

 

• Segnalazione con registrazione: in questo caso il segnalante può registrarsi e creare un account dal quale può inviare la segnalazione. La registrazione obbliga il segnalante ad identificarsi. I dati del segnalante sono separati dalla segnalazione e vengono nascosti; saranno visualizzabili solo al Responsabile Whistleblowing tramite apposita procedura di sicurezza. In fase di registrazione è obbligatorio indicare nome e cognome;

 

• Segnalazione senza registrazione: in questo caso il segnalante non è tenuto a registrarsi. Il modulo della segnalazione contiene i campi per indicare il nome e il cognome. Tali campi non sono obbligatori, pertanto la segnalazione, in questa modalità, può essere inviata in modalità anonima o meno, in base alla scelta del segnalante. I dati del segnalante, se indicati, vengono nascosti e saranno visualizzabili solo al Responsabile Whistleblowing tramite apposita procedura di sicurezza.

 

Al fine di garantire una maggiore tutela della riservatezza del segnalante, la persona che intenda effettuare una segnalazione attraverso la Piattaforma non potrà:

• utilizzare il proprio indirizzo email lavorativo ma dovrà utilizzare un indirizzo email personale;
• in ogni caso, accedere alla Piattaforma utilizzando reti o dispositivi aziendali.

Il segnalante può seguire lo stato di lavorazione della segnalazione, integrarla e rispondere ad eventuali richieste del Responsabile Whistleblowing attraverso l’area messaggi integrata.

Le segnalazioni dovranno:

• essere circostanziate e fondate su elementi precisi e concordanti;
• riguardare fatti riscontrabili e conosciuti direttamente da chi segnala;
• contenere tutte le informazioni necessarie per individuare gli autori della condotta illecita.

 

Il soggetto segnalante è tenuto quindi a riportare in modo chiaro e completo tutti gli elementi utili per effettuare le verifiche e gli accertamenti necessari a valutarne la fondatezza e l’oggettività, indicando, a titolo esemplificativo e non esaustivo:

• riferimenti sullo svolgimento dei fatti (es. data, luogo) ogni informazione che possa fornire un valido riscontro circa la sussistenza di quanto segnalato;
• generalità o altri elementi che consentano di identificare chi ha commesso quanto dichiarato;
• generalità di eventuali altri soggetti che possano riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
• eventuali interessi privati collegati alla segnalazione.

 

Le segnalazioni anonime sono accettate solo qualora siano adeguatamente circostanziate e in grado di far emergere fatti e situazioni determinate. Esse saranno prese in considerazione solo qualora non appaiano irrilevanti, destituite di fondamento o non circostanziate. Restano fermi, in ogni caso, i requisiti della buona fede e della veridicità dei fatti o situazioni segnalati, a tutela del denunciato.

 

 

Il soggetto preposto alla ricezione e alla gestione delle segnalazioni è il Responsabile Whistleblowing che provvede nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza, effettuando ogni attività ritenuta opportuna.

Il Responsabile Whistleblowing si può avvalere, ove necessario, delle strutture e funzioni aziendali competenti o di consulenti esterni. In ogni caso, durante tutta la gestione della segnalazione è fatto salvo il diritto alla riservatezza del segnalante e il Responsabile Whistleblowing non potrà condividere i dati personali (o elementi che possano ricondurre facilmente all’identità) del segnalante o del segnalato o altre persone coinvolte.

In sintesi, le attività in cui si articola il processo gestionale delle segnalazioni sono:

Ricezione:

il Responsabile Whistleblowing riceve la segnalazione nel momento in cui questa viene inserita nel sistema, pertanto l’avviso di ricezione, che in base al Decreto, deve essere rilasciato entro sette giorni è da intendersi quello rilasciato direttamente dalla piattaforma all’atto dell’invio. Discrezionalmente il Responsabile Whistleblowing può dare ulteriore conferma di “lettura” tramite le funzionalità della piattaforma.

Valutazione preliminare:

in questa fase il Responsabile Whistleblowing verifica se la segnalazione rientri tra quelle disciplinate dal Decreto e, nello specifico, che il segnalante sia un soggetto legittimato a effettuare la segnalazione e che l’oggetto della segnalazione rientri tra gli ambiti di applicazione della disciplina. Nel caso in cui la segnalazione riguardi una materia esclusa dall’ambito oggettivo di applicazione, la segnalazione verrà essere trattata come ordinaria dandone comunicazione al segnalante.

In questa fase quindi il Responsabile Whistleblowing valuta la sussistenza dei requisiti essenziali della segnalazione, e può dichiarare la segnalazione inammissibile o ammissibile

Può dichiarare inammissibile la segnalazione per:

1. manifesta mancanza di interesse all’integrità di DigitalPA;
2. manifesta incompetenza di DigitalPA sulle questioni segnalate;
3. manifesta infondatezza per l’assenza di elementi di fatto idonei a giustificare accertamenti;
4. accertato contenuto generico della segnalazione di illecito tale da non consentire la comprensione dei fatti, ovvero segnalazione di illeciti corredata da documentazione non appropriata o inconferente;
5. produzione di sola documentazione in assenza della segnalazione di condotte illecite o irregolarità;
6. mancanza dei dati che costituiscono elementi essenziali della segnalazione quali i fatti oggetto di segnalazione, le ragioni connesse all’attività lavorativa svolta che hanno consentito la conoscenza dei fatti segnalati;
7. l’oggetto della segnalazione non rientri tra gli ambiti di applicazione della disciplina;
8. impossibilità di determinare che il segnalante sia un soggetto legittimato a effettuare la segnalazione

Il Responsabile Whistleblowing fornisce riscontro alla segnalazione entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento.

Nel caso in cui, all’esito della fase di verifica preliminare, la segnalazione sia ritenuta inammissibile o, comunque, manifestamente infondata, il Responsabile del Whistleblowing procede all’archiviazione della segnalazione medesima, dandone comunicazione al segnalante.

Nel caso in cui, all’esito della fase di verifica preliminare, la segnalazione risulti non manifestamente infondata, e quindi ammissibile, avvia una fase istruttoria, dandone comunicazione al segnalante.

Istruttoria:

Una volta verificata la procedibilità e l’ammissibilità della segnalazione, il Responsabile Whistleblowing avvia l’istruttoria interna sui fatti e sulle condotte segnalate al fine di valutarne la fondatezza. L’obiettivo della fase di accertamento è di procedere con le verifiche, analisi e valutazioni specifiche circa la fondatezza o meno dei fatti segnalati, anche al fine di formulare eventuali raccomandazioni in merito all’adozione delle necessarie azioni correttive sulle aree e sui processi aziendali interessati nell’ottica di rafforzare il sistema di controllo interno.

Nel caso in cui risulti necessario avvalersi dell’assistenza tecnica di professionisti terzi, nonché del supporto specialistico del personale di altre funzioni/direzioni aziendali il Responsabile Whistleblowing garantisce gli obblighi di riservatezza richiesti dalla normativa oscurando ogni tipologia di dato che possa consentire l'identificazione della persona segnalante o di ogni altra persona coinvolta.

Nel caso sia necessario il coinvolgimento di soggetti interni diversi dal Gestore (altre funzioni aziendali), anche ad essi andranno estesi gli obblighi di riservatezza espressamente previsti nella presente Procedura e nel Modello 231 ed espressamente sanzionati dal Sistema Disciplinare interno.

Una volta completata l’attività di accertamento, il Responsabile Whistleblowing della segnalazione può:

1. archiviare la segnalazione perché infondata, motivandone le ragioni;
2. dichiarare fondata la segnalazione e rivolgersi agli organi/funzioni interne competenti per i relativi seguiti (es. il management aziendale, Direttore Generale, ufficio legale o risorse umane).

Al termine dell’istruttoria il Responsabile Whistleblowing comunica alla persona segnalante l’esito finale dell’istruttoria della segnalazione e chiude la segnalazione.

 

 

L’articolo 7 del Decreto attribuisce all’ANAC il compito di istituire un canale di segnalazione detto “Esterno”, accessibile anche ai soggetti appartenenti al settore privato, idoneo ad assicurare, analogamente a quanto previsto per il canale interno, la riservatezza dell’identità del segnalante e di coloro che sono coinvolti nella segnalazione, del contenuto della segnalazione stessa e della relativa documentazione.

La segnalazione esterna è possibile quando il canale interno, laddove obbligatorio, non è stato attivato o non è conforme alle prescrizioni del Decreto, con riferimento ai soggetti e alle modalità di presentazione delle segnalazioni interne che devono essere in grado di garantire la riservatezza dell’identità del segnalante e degli altri soggetti tutelati.

In particolare, il segnalante può ricorrere alla procedura esterna soltanto se ricorre una delle seguenti condizioni:

1. nel suo contesto lavorativo non è prevista l’attivazione del canale interno come obbligatoria o, se prevista, non è stata attivata;
2. la segnalazione non ha avuto seguito;
3. ha fondati motivi di ritenere che se effettuasse la segnalazione interna questa non avrebbe seguito o che andrebbe incontro a ritorsioni;
4. ha fondati motivi di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.